Apakah Anda menilai diri Anda sangat produktif?
By Robert C. Pozen Kevin Downey
Kami telah belajar banyak tentang produktivitas pribadi dan apa yang membuat beberapa orang lebih produktif daripada yang lain. Tahun lalu kami menerbitkan survei untuk membantu para profesional menilai produktivitas pribadi mereka - yang didefinisikan sebagai kebiasaan yang terkait erat dengan pencapaian lebih banyak setiap hari. Survei ini berfokus pada tujuh kebiasaan: mengembangkan rutinitas harian, merencanakan jadwal, mengatasi pesan, menyelesaikan banyak hal, menjalankan pertemuan yang efektif, mengasah keterampilan komunikasi, dan mendelegasikan tugas kepada orang lain.
Setelah membersihkan data, kami memperoleh serangkaian jawaban lengkap dari 19.957 responden di enam benua. Sekitar setengahnya adalah penduduk Amerika Utara; 21% lainnya adalah penduduk Eropa dan 19% adalah penduduk Asia. Sisanya 10% terdiri dari penduduk (dalam urutan menurun) dari Australia, Amerika Selatan, dan Afrika.
Survei kami memiliki batasnya - misalnya, responden adalah sampel pembaca HBR.org yang dipilih sendiri, dan peringkatnya adalah penilaian mandiri atas kebiasaan daripada ukuran objektif produktivitas orang. Namun demikian, kami percaya hasil survei memberikan wawasan yang bermanfaat tentang kebiasaan produktivitas penting dan tantangan yang dihadapi para profesional.
Tiga pola umum menonjol: Pertama, bekerja lebih lama tidak selalu berarti produktivitas pribadi yang lebih tinggi. Bekerja lebih cerdas adalah kunci untuk mencapai lebih banyak prioritas utama Anda setiap hari. Kedua, usia dan senioritas sangat berkorelasi dengan produktivitas pribadi - profesional yang lebih tua dan lebih senior mencatat skor lebih tinggi daripada rekan muda dan junior. Ketiga, skor produktivitas keseluruhan profesional pria dan wanita hampir sama, tetapi ada perbedaan gender pada kebiasaan tertentu yang mempromosikan produktivitas pribadi.
Lebih khusus lagi, kami menemukan bahwa para profesional dengan skor produktivitas tertinggi cenderung melakukan dengan baik pada kelompok kebiasaan yang sama. Mereka merencanakan pekerjaan mereka berdasarkan prioritas utama mereka, dan kemudian bertindak dengan tujuan yang pasti. Mereka mengembangkan teknik yang efektif untuk mengelola volume informasi dan tugas yang tinggi. Dan mereka memahami kebutuhan rekan mereka - untuk pertemuan singkat, komunikasi responsif, dan arahan yang jelas.
Mari kita masuk lebih dalam ke hasil survei. Pada geografi, skor produktivitas rata-rata untuk responden dari Amerika Utara berada di tengah-tengah, meskipun orang Amerika cenderung bekerja lebih lama. Skor Amerika Utara secara signifikan lebih rendah daripada skor produktivitas rata-rata untuk responden dari Eropa, Asia, dan Australia. Di sisi lain, skor Amerika Utara secara signifikan lebih tinggi daripada skor produktivitas rata-rata untuk penduduk Amerika Selatan dan Afrika (meskipun ingat ini adalah area di mana kami memiliki data paling sedikit).
Menelusuri ke dalam data, kami menemukan skor produktivitas yang lebih tinggi untuk Eropa, Asia, dan Australia didorong oleh kebiasaan kuat di berbagai bidang seperti jadwal harian, tidak terus-menerus memeriksa pesan, memfokuskan sejak awal pada produk akhir, dan berpikir dengan hati-hati sebelum membaca atau menulis .
Sementara survei kami menemukan perbedaan yang signifikan dalam skor produktivitas berdasarkan benua, itu menunjukkan perbedaan minimal antara skor rata-rata responden pria dan wanita. Secara keseluruhan, responden adalah 55% pria dan 45% wanita.
Namun ada beberapa perbedaan penting tentang bagaimana wanita dan pria berhasil menjadi sangat produktif. Perempuan cenderung mendapat skor tinggi ketika menjalankan rapat yang efektif - perempuan lebih mungkin mengirim laki-laki daripada agenda di muka, mempertahankan rapat kurang dari 90 menit, dan menyelesaikan pertemuan dengan kesepakatan tentang langkah-langkah selanjutnya. Wanita juga lebih cenderung mengatakan bahwa mereka menyiapkan kalender mereka malam sebelumnya dan segera menanggapi email penting.
Sebaliknya, laki-laki melakukannya dengan sangat baik ketika berhadapan dengan volume pesan yang tinggi - tidak melihat email mereka terlalu sering dan melompati pesan-pesan bernilai rendah. Laki-laki juga lebih mungkin melaporkan daripada menyimpan slot gratis di jadwal harian mereka, mendapatkan produk akhir dengan cepat, dan menyusun garis besar sebelum menulis memo.
Selain geografi dan jenis kelamin, kami menganalisis tanggapan terhadap kuesioner kami berdasarkan usia dan senioritas. Ada lima kurung usia - dengan responden terbanyak di kelompok di bawah 30 dan paling sedikit di kelompok di atas 60. Kami menemukan bahwa skor produktivitas responden meningkat secara sistematis semakin tua usia yang mereka dapatkan. Tren ini tampaknya mencerminkan manfaat belajar dari pengalaman bertahun-tahun cara bekerja lebih pintar. Penggerak skor produktivitas yang lebih tinggi ini untuk responden di kurung usia yang lebih tua adalah kebiasaan kuat mereka di empat bidang: mengembangkan rutinitas untuk kegiatan bernilai rendah, mengelola aliran pesan, menjalankan pertemuan yang efektif, dan mendelegasikan tugas kepada orang lain.
Kisahnya agak mirip ketika datang ke senioritas. Ada lima tingkat senioritas yang ditangkap dalam data, dengan 5 tingkat paling junior dan 1 tingkat paling senior. Jumlah responden tertinggi di tingkat paling junior dan terendah di tingkat paling senior. Seiring dengan bertambahnya usia, skor produktivitas meningkat secara sistematis dengan tingkat senioritas yang lebih tinggi. Ini mungkin menunjukkan bahwa profesional bisnis mencapai tingkat senioritas yang lebih tinggi sebagian dengan menumbuhkan kebiasaan produktivitas yang baik (atau sebaliknya, orang menjadi lebih senior dan kemudian harus menjadi lebih produktif). Namun, pendorong skor yang lebih tinggi untuk responden tingkat senior berbeda dari yang untuk responden yang lebih tua. Lebih banyak responden senior mencapai produktivitas tinggi dari perencanaan jadwal mereka yang lebih baik, banyak yang dilakukan, dan keterampilan komunikasi yang lebih kuat.
Akhirnya, kami fokus pada ekor di masing-masing dari empat kategori demografis. Kami mendefinisikan ekor untuk memasukkan semua responden yang skor totalnya berada di luar dua standar deviasi dari rata-rata. Ekor kiri terdiri dari mereka yang memiliki skor terendah; ekor kanan memiliki skor tertinggi. Kami tidak menemukan pola geografis atau gender di kedua ekor, meskipun kami melihat beberapa profesional termuda dan paling junior di ekor kanan dengan skor tertinggi.
Para profesional di bagian kanan dengan skor produktivitas tertinggi sangat mahir mengatasi penundaan, mencapai produk akhir, dan fokus pada pencapaian harian. Peringkat rendah pada ketiga kebiasaan ini biasanya dilaporkan oleh para profesional dengan skor produktivitas terendah. Selain itu, para profesional di bagian kanan jauh lebih baik dalam perencanaan sebelumnya - meninjau jadwal malam sebelumnya, mengirimkan agenda rapat, dan menetapkan metrik keberhasilan untuk tim mereka. Profesional di ekor kiri memiliki skor rendah pada aspek-aspek perencanaan sebelumnya. Mereka juga tidak meninggalkan slot terbuka di jadwal mereka dan tidak menggunakan garis besar sebelum menulis memo.
Jadi apa yang harus diambil oleh para profesional dari hasil survei kami? Jika Anda ingin menjadi lebih produktif, Anda harus mengembangkan berbagai kebiasaan khusus.
Pertama, rencanakan pekerjaan Anda berdasarkan prioritas utama Anda, dan kemudian bertindak dengan tujuan yang pasti.
Merevisi jadwal harian Anda malam sebelumnya untuk menekankan prioritas Anda. Di sebelah setiap janji di kalender Anda, catat tujuan Anda untuk itu.
Kirimkan agenda terperinci kepada semua peserta sebelum pertemuan apa pun.
Saat memulai proyek besar, buat sketsa kesimpulan awal sesegera mungkin.
Sebelum membaca materi panjang, identifikasi tujuan spesifik Anda untuk itu.
Sebelum menulis apa pun yang panjang, buat garis besar dengan urutan logis untuk membantu Anda tetap di jalur.
Kedua, kembangkan teknik yang efektif untuk mengelola informasi dan tugas yang berlebihan.
Buat proses sehari-hari, seperti berpakaian atau sarapan, ke dalam rutinitas sehingga Anda tidak menghabiskan waktu memikirkannya.
Sisakan waktu dalam jadwal harian Anda untuk menghadapi keadaan darurat dan acara yang tidak direncanakan.
Periksa layar pada perangkat Anda sekali per jam, bukan setiap beberapa menit.
Lewati sebagian besar pesan Anda dengan melihat subjek dan pengirim.
Hancurkan proyek-proyek besar menjadi potongan-potongan dan hadiahi diri Anda sendiri untuk menyelesaikan setiap bagian.
Delegasikan kepada orang lain, jika memungkinkan, tugas-tugas yang tidak memajukan prioritas utama Anda.
Ketiga, pahami kebutuhan kolega Anda untuk rapat singkat, komunikasi responsif, dan arahan yang jelas.
Batasi waktu rapat maksimal hingga 90 menit, tetapi sebaiknya kurang. Akhiri setiap pertemuan dengan menggambarkan langkah-langkah selanjutnya dan tanggung jawab untuk langkah-langkah tersebut.
Segera tanggapi pesan dari orang-orang yang penting bagi Anda.
Untuk menarik perhatian audiens, bicaralah dari beberapa catatan, daripada membaca teks yang disiapkan.
Tetapkan tujuan yang jelas dan metrik keberhasilan untuk upaya tim apa pun.
Untuk meningkatkan kinerja tim Anda, buat prosedur untuk mencegah kesalahan di masa depan, alih-alih memainkan permainan menyalahkan.
Comments
Post a Comment